On gère une exploitation avec plusieurs collaborateurs qui doivent accéder aux déclarations, aux stocks ou aux documents eCO, et un seul mot de passe circule entre trois bureaux. Le jour où un salarié part, on change le mot de passe principal, et plus personne ne peut se connecter pendant deux jours. C’est exactement le scénario que le système de sous-comptes de l’extranet CIVC permet d’éviter.
Compte administrateur CIVC et sous-comptes : ce que la structure implique
Sur l’extranet du CIVC, chaque adhérent dispose d’un identifiant principal, calqué sur son code adhérent (par exemple 99999). Ce compte fait office de compte administrateur. C’est lui, et lui seul, qui peut créer, modifier ou supprimer des sous-comptes.
Un sous-compte prend la forme « 99999_texte » : le préfixe reste celui du code adhérent, suivi d’un identifiant libre que vous choisissez. Concrètement, on peut créer « 99999_comptable » ou « 99999_marion » selon la logique de nommage qui convient à la structure.
Chaque sous-compte possède son propre mot de passe et peut être rattaché à une adresse e-mail distincte. Si un collaborateur quitte l’exploitation, on ferme son sous-compte sans toucher au mot de passe du compte administrateur. Le reste de l’équipe continue à travailler normalement.
Procédure pour ajouter un utilisateur sur l’extranet CIVC
La création passe obligatoirement par une connexion avec le compte administrateur. Aucun sous-compte ne peut en créer un autre. Voici les étapes à suivre une fois connecté sur l’extranet CIVC.
- Accéder à la rubrique de gestion des comptes depuis le menu principal, généralement accessible via la section « Mon profil » ou « Gestion des sous-comptes ».
- Cliquer sur le bouton de création d’un nouveau sous-compte, puis renseigner l’identifiant souhaité (la partie après le tiret bas), le mot de passe initial et l’adresse e-mail du collaborateur.
- Définir les droits d’accès attribués à ce sous-compte : lecture seule, saisie de déclarations, accès aux documents eCO, etc. L’administrateur choisit précisément ce que le nouvel utilisateur peut voir et faire.
- Valider la création. Le sous-compte est immédiatement actif et le collaborateur peut se connecter avec ses propres identifiants.
On recommande de transmettre le mot de passe initial par un canal séparé (appel téléphonique, remise en main propre) plutôt que par e-mail non chiffré. Le collaborateur devrait ensuite modifier ce mot de passe dès sa première connexion.
Droits d’accès et profil utilisateur sur votre compte CIVC
La création du sous-compte ne suffit pas. L’attribution des droits détermine ce que l’utilisateur peut réellement faire sur la plateforme. Un opérateur eCO n’a pas les mêmes besoins qu’un responsable administratif qui consulte uniquement les récapitulatifs de stock.
La page « Mon profil » de l’extranet affiche les informations réparties en plusieurs blocs : profil extranet CIVC, profil eCO, adresse expéditeur eCO et préférences e-mail eCO. Chaque bloc correspond à un périmètre fonctionnel distinct.
Adapter les droits au poste réel du collaborateur
On croise régulièrement des exploitations où tous les sous-comptes ont les mêmes droits, par facilité. Le problème apparaît quand un stagiaire modifie involontairement une déclaration de stock ou valide un envoi eCO sans le savoir. Prendre cinq minutes pour ajuster les droits au moment de la création évite des corrections plus longues ensuite.
Pour modifier les droits après coup, l’administrateur retourne dans la gestion des sous-comptes, sélectionne le compte concerné et ajuste les permissions. Aucun besoin de supprimer et recréer le sous-compte.
Sécuriser les accès : bonnes pratiques pour votre interface CIVC mon compte
La tendance sur les extranets professionnels va clairement vers les comptes nominatifs et la fin du partage d’identifiants. Sur d’autres plateformes sectorielles, le partage de login est désormais un motif de suspension de compte. L’extranet CIVC fonctionne sur la même logique : un sous-compte par personne, pas un sous-compte générique partagé par le bureau.
Audit trimestriel des utilisateurs rattachés
Une bonne habitude consiste à lister chaque trimestre les utilisateurs rattachés au compte principal et vérifier qu’ils sont toujours en poste. Un sous-compte actif pour un salarié parti depuis six mois reste une porte d’entrée inutile vers vos données professionnelles.
Conservez une trace écrite des attributions et suppressions de droits. En cas de contrôle ou simplement pour votre propre suivi, un tableur ou un document partagé listant les sous-comptes actifs, leurs droits et la date de création fait l’affaire.
Mot de passe et authentification
Chaque sous-compte doit utiliser un mot de passe distinct, suffisamment long, et différent de ceux utilisés sur d’autres services. L’activation de l’authentification multifacteur (quand la plateforme le propose) ajoute une couche de protection appréciable, surtout si des collaborateurs se connectent depuis l’extérieur de l’exploitation.
Gérer le départ d’un collaborateur sur l’extranet CIVC
C’est le cas d’usage qui justifie à lui seul le système de sous-comptes. Quand un collaborateur quitte la structure, l’administrateur se connecte, accède à la gestion des sous-comptes et désactive ou supprime immédiatement le compte concerné.
Aucun mot de passe partagé à changer, aucun risque que l’ancien salarié conserve un accès. Les autres sous-comptes restent fonctionnels sans interruption.
Si vous avez tardé à faire le ménage et que plusieurs sous-comptes obsolètes traînent, prenez une heure pour tous les passer en revue. Supprimez ceux qui ne correspondent plus à personne et profitez-en pour vérifier les droits des comptes restants. Les retours varient sur la facilité de cette opération selon le nombre de sous-comptes, mais l’interface reste la même quel que soit le volume.
Le système de sous-comptes de l’extranet CIVC n’a rien de complexe, mais il demande un minimum de rigueur dans la gestion quotidienne. Créer un sous-compte prend quelques minutes. Le supprimer au bon moment protège vos données, vos déclarations et la continuité de travail de toute l’équipe.
